Tilaukset

Tilausten siirtyminen

Ulkopuolisen järjestelmän / verkkokaupan tilaustiedot tuodaan Logitrailille ensisijaisesti joko kauppiaan tekemän rajapinnan ja/tai Logitrailin asentaman rajapinnan (WooCommerce, Shopify ja MyCashFlow) avulla. Kauppias voi tämän ohella tai sijaan syöttää tilauksia myös suoraan Kauppiaspaneelin kautta.

Logitrailin asentamissa rajapinnoissa (Shopify, MyCashFlow, WooCommerce) tilaukset noudetaan yleensä noin 10 min välein, mutta tässä voi olla kauppiaskohtaisia rajoituksia.

Tilausten tarkastelu ja käsittelyn tila

Tilaukset-sivulla näet heti kaikki Logitrailin käsittelyssä olevat käsittelemättömät tilaukset. Tilauksia voi etsiä sekä tilausnumerolla että nimellä. Huomaathan, että mikäli tilausnumerossa on erikoismerkkejä, myös ne on syötettävä kenttään.

Tila kauppiaspaneelissa	Kuvaus	Muutokset
Vahvistettu / Odottaa käsittelyä	Tilaus on käsittelyjonossa odottamassa käsittelyvuoroa.	Kauppiaspaneelissa
Odottaa tuotteita	Tilaukselle ei ole saatu varattua saldoilla olevia tuotteita eikä sitä voi käsitellä. Tilaus saattaa käydä hetkellisesti tässä tilassa muutosten jälkeen.	Kauppiaspaneelissa
Luonnos	Tilaus on luonnostilassa eikä sitä ole vahvistettu. Tällaista tilausta ei käsitellä.	Kauppiaspaneelissa
Käsittelyssä	Tilausta käsitellään eikä siihen voi enää tehdä muutoksia kauppiaspaneelissa.	Logitrailin asiakaspalvelun kautta (muutokset eivät välttämättä enää mahdollisia)
Käsitelty	Tilaus on käsitelty ja pakattu kuljetusyhtiölle lähetettäväksi.	Ei enää mahdollinen
Peruttu / Poistettu	Tilaus on peruttu tai poistettu Logitrailista eikä sitä tulla käsittelemään.	—
Käsittely viivästynyt / Problem	Tilauksen käsittely keskeytynyt todennäköisesti virheellisten toimitustietojen vuoksi. Logitrail käy näitä kootusti läpi ja on tarvittaessa yhteydessä.	Logitrailin asiakaspalvelun kautta (muutokset eivät välttämättä enää mahdollisia)

Lähetysten luonti kauppiaspaneelin kautta

1. Valitse Tilaukset → Uusi tilaus

2. Perustiedot — Syötä Kauppiaan tilausnumero. Sisältö on vapaamuotoinen ja helpottaa tilauksen myöhempää tunnistamista. Mikäli haluat lisätä tilaukseen lähetteen, rastita ruutu. Osion muut kentät eivät ole pakollisia.

3. Vastaanottaja — Syötä vastaanottajan yhteystiedot. Yritys/yhteisö ei ole pakollinen, mutta puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat. Mikäli asiakas on toimittanut vain puhelinnumeron, voit lisätä oman yrityksesi sähköpostiosoitteen. Kuljetusyhtiö toimittaa tiedon saapuneesta lähetyksestä yleensä sekä vastaanottajan puhelinnumeroon että sähköpostiin.

4. Tuotteet — Kirjoita osa tuotteen nimestä tai tuotekoodista kenttiin. Mikäli vastaavuuksia löytyy, järjestelmä ehdottaa tuotetta. Klikkaa Lisää tilaukselle -painiketta ja syötä haluttu kappalemäärä Kpl-kenttään. Jos haluat kohdistaa tilauksen tiettyyn Parasta Ennen -erään, lisää erän päivämäärä PE-kenttään muodossa VVVV-KK-PP. Tuotteen toimittajan tulee olla “Logitrail toimittaa tuotteen” -tilassa.

5. Toimitus — Valitse toimitustapa tilauslomakkeen oikean ylälaidan Tyyppi-kentästä. Mikäli toimitus tapahtuu noutopisteeseen, valitse toivottu noutopiste — järjestelmä hakee automaattisesti lähimmät noutopisteet vastaanottajan osoitteen perusteella. Huomioi, että toimitustapa valikoituu Tyyppi-valinnan perusteella.

6. Tallennus — Tallenna tilaus luonnoksena lomakkeen alalaidasta. Huomioi, että tilaus tulee myös vahvistaa. Vahvistamisen jälkeen voit tarkistaa tilauksen Kauppiaspaneelin ylälaidasta Tilaukset.

Lisätiedot tilauksilla

Kauppiaspaneeliin syötetyt lisätiedot näkyvät ainoastaan asiakkaalle seurantasivulla ja lähetteellä — ne eivät välity tilauksen käsittelijöille. Mikäli tilaus tarvitsee erityiskäsittelyä, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.

Myöskään verkkokauppojen mahdolliset lisätiedot tilauksille eivät välity Logitrailille.

Toimitustavat ja toimitusten hinnat

Logitrail mahdollistaa suosituimmat kuljetustavat yhdellä sopimuksella. Logitrail laskuttaa kauppiasta voimassa olevan hinnaston mukaisesti, mutta Kauppias päättää itse käyttämistään toimitustavoista ja hinnoittelusta.

Verkkokauppojen toimitustavat ja hinta-asetukset määritellään ensisijaisesti suoraan verkkokauppa-alustassa. Nimetessäsi toimitustapoja nimeäthän selkeästi kuljetusyhtiön ja palvelun, jotta voimme kohdistaa toimitustavan oikein. Esimerkiksi “Kotiinkuljetus (Posti Kotipaketti)”.

Kauppiaspaneelin kautta tehtävien lähetysten toimitustavat ovat tällä hetkellä rajatummat:

Toimitustapa	Kuvaus
Nouto varastolta	Tilaus jätetään varastolle odottamaan esimerkiksi Kauppiaan omaa noutoa.
Toimitus noutopisteeseen	Tilaus lähetetään Postipakettina Kauppiaan valitsemaan noutopisteeseen. Kuljetusyhtiönä on Posti.
Kirjetoimitus	Tilaus käsitellään kirjetoimituksena. Huom! Tässä lähetyksessä ei ole seurantaa ja toimitusaika on myös pidempi.
Kotiinkuljetus (Economy)	Tilaus käsitellään kotiinkuljetuksena. Automaattisesti yritystoimitus, jos yrityskentässä on tekstiä. Kuluttajille: Kotipaketti (Posti). Yrityksille: Express 14 (Posti). Ulkomaille: GLS.
Muu	Tämä valitaan, jos tilaukselle halutaan jokin muu toimitustapa. Ilmoita toive asiakaspalveluun. Myös verkkokauppojen tilauksissa näkyy toistaiseksi toimitustapana Muu.

Käytettävät pakkausmateriaalit

Logitrail pyrkii minimoimaan hiilijalanjälkeä kaikilla mahdollisilla tavoilla ja kierrättää ensisijaisesti käyttökelpoisen pakkausmateriaalin. Mikäli et salli kierrätysmateriaalin käyttöä ja esimerkiksi eri valmistajien tavarantoimituksista jääneiden laatikoiden käyttöä, olethan yhteydessä asiakaspalveluun.

Tilauksiin lisättävät kaupanpäälliset ja dokumentit

Paperin säästämiseksi lähetyksiin ei ensisijaisesti pakata mukaan pakkauslistaa. Voit valita lähetteen tilaukselle Kauppiaspaneelista kyseisen tilauksen kohdalta. Jos haluat lähetteen kaikkiin tilauksiin, ole yhteydessä asiakaspalveluun. Lähetteen lisääminen on maksullinen lisäpalvelu.

Lisäämme lähetyksiin tarvittaessa erilaisia kaupanpäällisiä tai kauppiaan omia saatteita. Nämä tulee muodostaa tilauksille omina keräilyriveinä / -tuotteina joko kauppiaan järjestelmän / verkkokaupan puolella tai Logitrailin toimesta erilaisilla automaattisäännöillä.

Muutokset tilauksiin / tilauksen peruminen

Tilauksiin on mahdollista tehdä muutoksia ja ne voi perua niin kauan kuin tilaus ei ole mennyt käsittelyyn. Muutokset tulee tehdä ensisijaisesti Kauppiaspaneelin kautta.

Mikäli tilaus perutaan, tulee peruutus tehdä ensin Kauppiaspaneelista (mikäli vielä mahdollista) ja sen jälkeen Kauppiaan järjestelmästä.

Toimitusvahvistukset ja lähetysseuranta

Logitrail merkitsee tilauksen käsitellyksi verkkokauppa-rajapintojen kautta, kun tilaus on pakattu. Tämä triggeröi verkkokaupan asetuksista riippuen toimitusvahvistuksen lähetettäväksi tilaajille.

• Shopify ja MyCashflow: toimitusvahvistuksissa on automaattisesti Logitrailin linkki lähetyksen seurantaan.
• WooCommerce: Logitrail lähettää oman sähköpostin seurantalinkkeineen.

Jokaiselle lähetykselle muodostuu Logitrailin käsittelytunnus (muotoa T512097LS26) sekä myöhemmin kuljetusyhtiön seurantatunnus.

Seurantasivu: https://track.logitrail.com — syötä Logitrailin tilausnumero kenttään. Seurantasivulle pääsee myös Kauppiaspaneelin tilaussivulta klikkaamalla Logitrailin seurantatunnusta.